Những điều cần biết khi mang file đi in ấn

Trong quá trình mang file đi in ấn, chúng ta có thể mắc những lỗi sai hoặc thiếu chú ý, dẫn đến ảnh hưởng tới chất lượng bản in. Dưới đây là một vài điều lưu ý khi mang file đi in ấn.

Đọc nhanh

Nên xuất loại file gì?

Tùy thuộc vào nhu cầu in ấn, chúng ta cần xuất ra những định dạng file phù hợp:

Xuất chỉ 1 file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Có thể sử dụng trong việc in văn phòng, in hiflex kỹ thuật số, in PP…)
Xuất file gốc đã convert font + file hình ảnh có đuôi “.JPG” (Đây là cách thường thấy trong in ấn. File gốc để in, file hình ảnh JPG để xem và đối chiếu).
Xuất file gốc đã convert font + file có đuôi “.pdf” (file nào cũng có thể in, tùy theo mức độ và chất lượng).
Trọn bộ: File gốc chưa convert font + Bộ font chữ sử dụng trong mẫu thiết kế + File có đuôi “.pdf” + file có đuôi “.JPG” + Hình ảnh link trong mẫu thiết kế. (Có thể đóng gói theo cách lưu tất cả file riêng lẻ vào 1 folder hoặc nếu đang thiết kế trong chương trình Indesign thì nó sẽ tự động xuất ra trọn bộ vào 1 folder).

Hiển thị màu sắc

Các bạn lưu ý một số điều sau:

Màu của mẫu thiết kế hiển thị trên màn hình mỗi máy khác nhau.
Màu sắc máy in phun trong công ty hoàn toàn khác so với loại được in sản phẩm (bài 2 đã từng đề cập về khía cạnh này nhưng với cách sử dụng Giấy).
Màu sắc trên máy in proof (in test) cũng khác nhau so với sản phẩm thật.
Ngay cả màu sắc khi in trên cùng 1 máy cũng khác nhau khi in trước, in sau.(VD: Tờ in thứ 150 có thể khác so với tờ thứ 3000)…

Khách hàng ngạc nhiên là điều bình thường, hãy bày tỏ với họ về điều này trước. Không nên nói quá nhiều về sự hoàn hảo tuyệt đối của sản phẩm là chất lượng tốt nhất. Phần này hãy lưu ý bản in duyệt mẫu có chất lượng gần như sản phẩm thật.

Hãy soạn sẵn nội dung(chỉ cần ký duyệt) như sau trên bản in ký duyệt: “Tôi đồng ý in ấn với nội dung và mẫu thiết kế này”. Nhấn mạnh đến việc màu sắc có thể khác đi 3-5% do ảnh hưởng giấy.(Đậm hơn, nhạt hơn)… Bên cạnh đó, do chất lượng in không ổn định như thế nên phải tính đến việc bù hao giấy cho những sản phẩm không đạt(phải bỏ).

Ví dụ: Sản phẩm cuối cùng là 1000 tờ leaflet.(Khi in có thể bù hao 200-300 tờ, điều này còn phụ thuộc rất nhiều khi hiệu chỉnh mực in của nhà in)

Hệ màu

Có 2 hệ màu mà dân thiết kế hay sử dụng:

Màu tổng hợp từ ánh sáng trắng RGB (Red; Green; Blue). Từ viết tắt RGB trong tiếng Anh có nghĩa là đỏ (red), xanh lá cây (green) và xanh lam (blue). Hệ màu này thông thường được sử dụng trong thiết kế web, xử lý hình ảnh…
Màu tự nhiên (màu in ấn) CMYK ( Cyan; Magenta; Yellow; Key = black).

Từ CMYK (hay đôi khi là YMCK) là từ viết tắt trong tiếng Anh của các màu sau:

C=Cyan trong tiếng Anh có nghĩa là màu xanh lơ
M=Magenta trong tiếng Anh có nghĩa là màu hồng sẫm
Y=Yellow trong tiếng Anh có nghĩa là màu vàng
K=Key (trong tiếng Anh nên hiểu theo nghĩa là cái gì đó then chốt hay chủ yếu để ám chỉ màu đen mặc dù màu này có tên tiếng Anh là Black do chữ B đã được sử dụng để chỉ màu xanh lam (Blue) trong mô hình màu RGB để tạo các màu khác.

Lưu ý khi in file PDF

Tạo file PDF

Đừng tạo file PDF của bạn ở chế độ trang đôi (spread). Điều này không cần thiết bởi vì chúng tôi sẽ đặt từng trang của bạn vào đúng vị trí trên phần mềm bình trang điện tử.

Chỉ nên tạo ra tài liệu của bạn từ các ứng dụng Quarkxpress, Pagemaker hay Indesign. Những file được tạo từ Microsoft Word, Publisher sẽ không được chấp nhận.

Trình bày

Chắc chắn rằng kích thước cuối cùng của tài liệu chính là khổ thành phẩm.

Tràn lề tối thiểu là 3mm từ mép của tài liệu.

Tất cả chữ và đồ họa không sử dụng phải được loại bỏ khỏi tài liệu (kể cả những chi tiết hoặc chữ nằm bên dưới các nền hoặc để bên ngoài khổ in.

Độ dày đường kẻ tối thiểu 0.25pt, không nên để độ dày là Hairline.

Màu chữ

Không tô màu chữ và đường kẻ bằng màu Registration (màu gồm 4 màu CMYK chồng lên nhau) mà phải sử dụng màu đen để thay thế. Loại bỏ tất cả màu không sử dụng trong ứng dụng. Sử dụng tên màu pha phù hợp (ví dụ Pantone 185 CV hay Pantone 185C VU).

Nếu bạn muốn có màu Rich Black, hãy sử dụng 40% Cyan và 100% Black. sử dụng phần trăm màu Cyan cao hơn hay sử dụng màu Magenta hay yellow đều không cần thiết và có thể gây khó khăn cho việc in.

Font chữ

Font phải được nhúng theo tài liệu, nếu bạn không chắc làm thế nào để nhúng theo font, hãy liên hệ với chúng tôi. Khi chọn kiểu chữ (chữ đậm, chữ nghiêng) thì hãy chọn ở menu font, không nên chọn kiểu chữ ở thanh công cụ. Bạn phải chú ý xem phông chữ bạn sử dụng có đầy đủ các kiểu chữ hay không, nếu bạn sử dụng phông chữ chỉ có một kiểu chữ Normal và không có kiểu chữ in đậm và kiểu chữ nghiêng thì khi gửi file cho chúng tôi có thể sẽ bị thiếu phông.

Hình ảnh

Tất cả hình ảnh phải được chép kèm theo file của bạn. Chú ý không bao giờ copy và paste hình ảnh từ ứng dụng này sang ứng dụng khác, ví dụ như từ Microsoft Publisher vào Quarkxpress. Không bao giờ nhúng hình ảnh vào phần mềm dàn trang.

Tất cả các hình ảnh phải nằm trong khung hoàn toàn.

Nhãn đĩa

Ghi nhãn đĩa một cách rõ ràng, ghi chi tiết các loại định dạng, trên tất cả các hệ điều hành, tất cả các loại đĩa CD-R, DVD và DVD-RAM kể cả đĩa 1 lớp lẫn 2 lớp.