Quy trình thiết kế phong bì công ty như thế nào?

Phong bì thư không còn là “túi đựng tài liệu” thông thường mà còn là ấn phẩm truyền thông – marketing của các công ty doanh nghiệp. Thiết kế phong bì là yếu tố quan trọng giúp quảng bá hình ảnh hiệu quả. Vậy quy trình thiết kế như thế nào để có sản phẩm đẹp?

Bước 1: Thiết kế mỹ thuật cho phong bì

Khách hàng có thể tự thiết kế mẫu phong bì rồi gửi đến cơ sở in ấn để in ra thành phẩm hoặc có thể thuê kỹ thuật thiết kế ngay tại cơ sở in quảng cáo. Tại các cơ sở này, khách hàng hoàn toàn có thể nhận được sự tư vấn nhiệt tình và hữu ích trong việc thiết kế một phong bì thư sao cho chuyên nghiệp.

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất. Thiết kế đẹp sẽ tạo sự ấn tượng, thu hút với mọi người, đồng thời cần thể hiện được thông điệp và sự chuyên nghiệp của công ty.

1. Kéo dán phong bì
2. Nắp đậy phong bì
3. Gân giấy gập lại để niêm phong phong bì.
4. Khoảng trắng nơi phong bì bên trong lộ ra
5. Gập cạnh bên của phong bì
6. Cạnh phong bì
7. Tai phong bì
8. Gấp giấy dưới phong bì
9. Khoảng cách đè giữa (5) và (8)
10. Cạnh dưới phong bì Loại giấy để làm Phong bì

Phong bì thư không cần thiết kế quá cầu kỳ, không cần phải chuẩn bị nhiều nội dung, con chữ hay hình ảnh. Tuy nhiên, những thông tin xuất hiện trên phong bì thư phải mang yếu tố đại diện, chỉ cần nhìn vào đó là người ta biết ngay đến doanh nghiệp.

Những thông tin cần in trên phong bì:

• Tên và logo công ty
• Số điện thoại công ty
• Số Fax công ty
• Email công ty
• Địa chỉ công ty

Bước 2: Chọn kích thước phong bì

Vì phong bì thường được dùng để đựng tài liệu cỡ giấy A4, A5, A6 nên 3 kích thước phong bì này được sử dụng phổ biến nhất. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng của công ty để lựa chọn kích thước và số lượng in phù hợp.

• Kích thước phong bì A6: 12cm x 22cm
• Kích thước phong bì A5: 16cm x 23cm
• Kích thước phong bì A4: 25cm x 34cm

Bước 3: Chọn giấy in

Phong bì thư đẹp hay không phụ thuộc vào chất lượng của loại in phong bì. Nếu chủ quan chọn loại giấy không phù hợp với thiết kế của phong bì sẽ làm giảm chất lượng thành phẩm khi in.

Các loại giấy thường dùng để in phong bì thư là: giấy Ford, giấy Offset, giấy Couche, giấy Duplex, Giấy Kraft, giấy mỹ thuật, định lượng từ 80-150gms nhưng chủ yếu phong bì thư được in trên offset.

• Giấy Couche: Giấy Couche hay còn được gọi là giấy coated art paper là loại giấy có màu trắng, bề mặt được tráng phủ băng cao lanh (hoặc một vài chất liệu đặc thù tương tự) nên mặt giấy rất phẳng, bóng và mịn. (Tìm hiểu đặc điểm của loại giấy này Tại đây)
• Giấy Duplex: Giấy duplex là loại giấy được tráng phủ một lớp kim loại PET, có bề mặt trắng và láng gần với Bristol, một mặt không phủ bóng và có đặc điểm tương tự giấy bồi. Một số loại còn được phủ hóa chất INTAKE hoặc TK chống nấm. (Tìm hiểu đặc điểm của loại giấy này Tại đây)
• Giấy Kraft: Có tên gọi khác là giấy tái sinh, là loại giấy in túi có đặc điểm màu nâu vàng, độ sáng khác nhau tùy vào từng nhà cung cấp giấy và loại giấy Kraft được ưa chuộng nhất hiện nay là loại giấy Kraft đến từ Nhật Bản, Trung Quốc, Đài Loan, Indonesia,… (Tìm hiểu đặc điểm của loại giấy này Tại đây)
• Giấy mỹ thuật: Còn được gọi là giấy art là một sản phẩm giấy in cao cấp đa dạng về chủng loại, màu sắc và các đường vân như: giấy ánh kim, giấy ngọc trai, giấy có vân, giấy thơm, giấy trơn, giấy dọc gân ngang, giấy sần hoặc bóng… Phần lớn, các loại giấy mỹ thuật khá mỏng, định lượng chỉ từ 180gsm – 250gsm.
• Giấy Ford: Là loại giấy không tráng phủ, bề mặt nhám, không chói, mỏng và nhẹ. Bạn sẽ phân biệt được giấy không tráng phủ với giấy tráng phủ khi chạm vào bề mặt giấy. Giấy tráng phủ là loại giấy được tráng bóng 1 mặt hoặc 2 mặt. Bề mặt giấy được tráng phủ mịn, bóng, sờ vào trơn láng. (Tìm hiểu đặc điểm của loại giấy này Tại đây)

Bước 4: In và hoàn thành phong bì

Sau khi hoàn thành mẫu thiết kế và chọn kích thước, chất liệu giấy thì giấy in sẽ được cho vào máy in đúng theo mẫu có sẵn. Một bản lớn gồm nhiều mẫu in phong bì được in ra, cùng nằm trên một nền giấy.

Sau khi in xong, bản in sẽ được chuyển sang máy bế để cắt riêng từng chiếc. Cuối cùng gấp phong bì là hoàn thành xong các bước để có phong bì đẹp và hoàn chỉnh.

Một điều quan trọng nhất định phải để ý khi thiết kế phong bì công ty là màu sắc. Mỗi công ty có phong cách riêng, màu sắc và văn hóa doanh nghiệp riêng. Phong bì công ty phải thể hiện được điều đó.

Ví dụ: Công ty làm về luật pháp thì phong bì cần phải thể hiện được sự trang trọng, quy củ, càng đơn giản càng tốt; đối với công ty nghệ thuật thì khác, phong bì có thể được thiết kế phá cách về: hình dạng, màu sắc, chất liệu và cách sắp xếp thông tin,…

Do đó, nếu công ty có màu sắc riêng thì hãy đặt màu đó vào trong thiết kế phong bì công ty, nếu không có thì nên chọn dưới 3 màu, nhiều hơn sẽ rất rối và hỗn loạn.

Cập nhật lần cuối: 10/09/2021